Quando un account Microsoft 365 AGESCI viene utilizzato da più persone, può essere necessario modificare periodicamente le persone autorizzate ad accedervi.
È il caso, ad esempio, di un account di Gruppo utilizzato dai Capi Gruppo: quando uno dei Capi Gruppo termina il proprio incarico, è necessario consentire l'accesso alla persona che subentra e rimuovere quello della persona uscente.
L'operazione può essere effettuata autonomamente, senza richiedere l'intervento dell'assistenza AGESCI, purché sia ancora disponibile almeno un dispositivo Microsoft Authenticator associato all'account.
Importante
Effettuare l'avvicendamento prima che la persona uscente perda l'accesso all'account o che venga eliminato il suo Microsoft Authenticator.La regola da seguire è:
AGGIUNGERE IL NUOVO DISPOSITIVO → VERIFICARLO → RIMUOVERE IL VECCHIO DISPOSITIVO → CAMBIARE LA PASSWORD
1. Aggiungere il dispositivo della nuova persona
Prima di rimuovere qualsiasi dispositivo, configurare Microsoft Authenticator sullo smartphone della persona che deve iniziare a utilizzare l'account.
Da un computer aprire:
Informazioni di sicurezza Microsoft
Accedere con l'account Microsoft 365 AGESCI.
Se viene richiesta l'autenticazione MFA, utilizzare uno dei Microsoft Authenticator già configurati.
Dalla pagina Informazioni di sicurezza aggiungere Microsoft Authenticator sul dispositivo della nuova persona.
Per la procedura completa consulta la guida:
→ Aggiungere Microsoft Authenticator su un altro dispositivo
Esempio
Se l'account di un Gruppo è utilizzato dai Capi Gruppo Anna e Marco e Marco viene sostituito da Luca, in questa fase devono essere presenti:
- Authenticator di Anna;
- Authenticator di Marco;
- il nuovo Authenticator di Luca.
2. Verificare il nuovo Authenticator
Prima di eliminare il dispositivo della persona uscente, assicurarsi che il nuovo Microsoft Authenticator sia stato configurato correttamente.
Completare la verifica proposta da Microsoft durante la configurazione.
Non procedere con la rimozione del vecchio dispositivo se la configurazione del nuovo non è stata completata correttamente.
3. Rimuovere l'Authenticator della persona uscente
Dopo aver verificato il nuovo dispositivo, tornare alla pagina:
Informazioni di sicurezza Microsoft
Individuare il Microsoft Authenticator della persona uscente e selezionare Elimina.
Fare attenzione a non eliminare i dispositivi delle persone che devono continuare ad avere accesso all'account.
Per maggiori dettagli consulta la guida:
→ Rimuovere Microsoft Authenticator da un dispositivo
Nell'esempio precedente, al termine dell'operazione dovranno rimanere:
- Authenticator di Anna;
- Authenticator di Luca.
Il dispositivo di Marco non dovrà più essere associato all'account.
4. Modificare la password dell'account
Dopo aver rimosso Microsoft Authenticator della persona uscente è necessario cambiare anche la password dell'account condiviso.
Questo passaggio è importante perché la persona uscente potrebbe conoscere ancora la password utilizzata fino a quel momento.
La nuova password dovrà essere comunicata soltanto alle persone che sono ancora autorizzate a utilizzare l'account.
Attenzione
La sola eliminazione di Microsoft Authenticator non sostituisce il cambio della password quando una persona non deve più avere accesso a un account condiviso.
5. Verificare la situazione finale
Al termine dell'avvicendamento verificare che:
- la persona uscente non abbia più il proprio Authenticator associato;
- la nuova persona abbia Authenticator correttamente configurato;
- rimangano preferibilmente almeno due dispositivi Authenticator associati all'account condiviso;
- la password sia stata modificata e sia conosciuta soltanto dalle persone autorizzate.
Per esempio, per un account di Gruppo gestito da due Capi Gruppo:
Prima
Anna + Marco → account del Gruppo
Durante l'avvicendamento
Anna + Marco + Luca → account del Gruppo
Dopo
Anna + Luca → account del Gruppo
Quando è necessario contattare l'assistenza AGESCI
L'intervento dell'assistenza AGESCI è necessario se non è più disponibile nessun metodo di autenticazione registrato e quindi non è possibile accedere all'account per aggiungere un nuovo dispositivo.
Per evitare questa situazione, negli account condivisi è importante mantenere almeno due dispositivi Microsoft Authenticator funzionanti e gestire l'avvicendamento prima che la persona uscente perda l'accesso.
In sintesi
1. Aggiungi il nuovo Authenticator
2. Verifica che funzioni
3. Rimuovi l'Authenticator della persona uscente
4. Cambia la password dell'account
5. Comunica la nuova password solo alle persone autorizzate